nebenkostenabrechnung erstellen

Nebenkostenabrechnung erstellen – 5 wichtige Tipps!

Als Nebenkosten gelten alle Kosten, die zusätzlich zur Miete für ein Haus oder eine Wohnung anfallen und für den Betrieb der Immobilie notwendig sind. Sie werden für das Jahr voraus berechnet und im Wirtschaftsplan als Hausgeld angegeben. In diesem Blog erfahren Sie, wie Sie am besten eine Nebenkostenabrechnung erstellen kann. 

Nebenkostenabrechnung erstellen - Anforderungen

Damit Vermieter Nachzahlungen gegenüber ihrem Mieter geltend machen können, wenn die am Ende angefallenen Betriebskosten die vom Mieter erbrachten Vorauszahlungen überschreiten, sollten sie bei dem Erstellen der Nebenkostenabrechnung einiges beachten.

Nebenkostenabrechnungen sollten übersichtlich gestaltet sein und bestimmte Mindestangaben enthalten.

Das Gesetz sieht vor, dass es auch für einen Otto Normalbürger problemlos möglich sein muss, die Betriebskostenabrechnung zu prüfen bzw. selbst zu erstellen. Dazu gehört, dass man die Abrechnung sowohl rechnerisch als auch logisch nachvollziehen kann..

Wichtigste Anforderungen

  • Betriebskosten sortiert nach Betriebskostenart
  • Gesamtkosten des Hauses
  • Benennung des Verteilerschlüssels
  • Angabe der Vorauszahlungen
  • Sinnhaftigkeit und Verständlichkeit der Abrechnung
  • Durch Fehler verliert die Betriebskostenabrechnung Ihre Wirksamkeit.
  • Name des Empfängers
  • Name und Anschrift des Mieters
  • Genaue Benennung des Abrechnungszeitraums
  • Anschrift der betreffenden Immobilie
  • Angabe entstandenen Gesamtkosten für jede der verschiedenen Kostenarten
  • Erläuterung der Festlegung des nichtumlagefähigen Hausgelds
  • Durch den Mieter bereits geleistete Vorauszahlungen
  • Ermittlung des Saldos unter Abzug von Vorauszahlungen.

Was ist das Hausgeld?

Hausgeld und Nebenkosten sind im Endeffekt genau das gleiche: Als Hausgeld bei Eigentumswohnungen werden die monatlichen Vorschüsse bezeichnet, die die Wohnungseigentümer auf der Grundlage eines festgelegten Wirtschaftsplans an die Wohnungsverwaltung zu zahlen haben.

Das bedeutet, dass die Wohnungseigentümer verpflichtet sind, die Beiträge aus dem Wirtschaftsplan und der Jahresabrechnung an die Gemeinschaft zu zahlen.

Diese Beiträge dienen der Finanzierung der Kosten und Lasten des Gemeinschaftseigentums sowie der Kosten für Instandhaltung und Instandsetzung sowie der Verwaltung, die im Außenverhältnis der Gemeinschaft anfallen.

Aufteilung der Nebenkosten

Zu den nicht umlagefähigen Nebenkosten zählen:

  • Instandhaltungskosten
  • Reperauturarbeiten
  • Hausratversicherung
  • Verwaltungskosten
  • Anschlussgebühren für Kabel, Satellitenschüssel oder Glasfaser
  • Prüfung und Wartung der Hauselektrik.
Nebenkostenabrechnung erstellen

Nebenkostenabrechnung erstellen: 5 wichtige Tipps

Hier sind 5 wichtige Tipps für die Nebenkostenabrechnung erstellen. 

1. Fristen und Abrechnungszeiträume

Bei der Nebenkostenabrechnung gibt es verschiedene wichtige Fristen, welche Sie für ein korrektes Dokument beachten müssen. 

Die maximale Abrechnungsperiode für Nebenkosten beträgt 365 Tage. Meistens wird als Abrechnungsperiode das Kalenderjahr von Anfang Januar bis Ende Dezember gewählt. Das kann aber auch geändert werden.

Die Nebenkostenabrechnung muss dem Mieter bis spätestens zum Ablauf des Folgejahres nach Ende des Abrechnungszeitraums zugegangen sein. Ansonsten ist auch hier die Abrechnung ungültig und Sie müssen die Kosten selbst tragen.

Der Mieter kann gegen die Nebenkostenabrechnung Widerspruch einlegen. Allerdings muss er innerhalb eines Jahres nach Zugang der Nebenkostenabrechnung widersprechen, damit er seinen Einwand rechtlich geltend machen kann.

Die Widerspruchsfrist oder auch das Einlegen eines Widerspruchs durch den Mieter hat jedoch keine Auswirkungen auf den Fälligkeitstermin. Er muss bezahlen. Ansonsten können Sie gegen Ihn vorgehen.

Der Fälligkeitstermin von Nebenkosten-Nachzahlungen und die Auszahlung von Guthaben richten sich vorrangig nach eventuellen Vereinbarungen im Mietvertrag. 

Enthält der Mietvertrag keine entsprechende Regelung, muss der Mieter den Forderungen aus der Nebenkostenabrechnung innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung nachkommen..

2. Nebenkosten und Verteilerschlüssel

Der Umlageschlüssel für die Nebenkosten wird meist im Mietvertrag vereinbart. Fehlt eine Vereinbarung, sind die Nebenkosten nach Wohnfläche zu verteilen. Das sind die 4 Möglichkeiten, die Sie haben Nebenkosten-Verteilerschlüssel nach:

  • Wohnfläche 
  • Verbrauch 
  • Wohneinheit
  • Personenzahl 

3. Häufigsten Fehler bei der Nebenkostenabrechnung erstellen

Häufige Fehler bei der Erstellung der Abrechnung sind:

  • Die Nebenkosten-Frist wird nicht beachtet
  • Der Verteilerschlüssel fehlt oder es besteht ein Rechenfehler
  • Nicht umlegbare/umlegbare Kosten vertauscht
  • Fehlerhafter Abrechnungszeitraum

4. Ausnahmesituationen

Einige Sonderfälle erschweren die Erstellung der Nebenkostenabrechnung und gehen mit zusätzlichen Regelungen einher.

  • Mieterwechsel während des Abrechnungszeitraums
  • Mieter mit unregelmäßigen Betriebskosten
  • Leerstand

5. Nebenkostenabrechnung erstellen - Rechte des Mieters

Vermieter sollten sich über die Rechte von Mietern im Zusammenhang mit Nebenkostenabrechnungen stets bewusst sein:

  • Mieter werden die ihnen zugestellte Nebenkostenabrechnung erstellen überprüfen; dafür haben Sie 12 Monate Zeit.
  • Einsicht in die der Abrechnung zugrundeliegenden Rechnungen und sonstigen Belege zu verlangen.
  • die Auszahlung eines in der Betriebskostenabrechnung angegebenen Guthabens innerhalb von dreißig Tagen.
  • den Vermieter auf Erstellung einer Betriebskostenabrechnung zu verklagen, wenn dieser seiner Verpflichtung zur Erstellung der Abrechnung nicht nachkommt.
  • sorgfältige Erstellung von Nebenkostenabrechnungen unter bestmöglicher Berücksichtigung aller rechtlichen Rahmenbedingungen.

Kosten der Nebenkostenabrechnung

In der Regel übernehmen Hausverwaltungen oder Immobilienberater die Erstellung der Nebenkostenabrechnung. Sie müssen hier mit Kosten zwischen rund 50 und 120 Euro pro Wohneinheit rechnen.

Fazit

Obwohl es sich nur um eine lästige Begleiterscheinung handelt, sind die Nebenkostenabrechnungen ein zentraler Faktor, den Sie beachten müssen, wenn Sie Vermieter werden und mit Immobilien Geld verdienen wollen.

Nach einem formalen Fehler kann es passieren, dass Sie den Anspruch auf Nachzahlungen verlieren. Und das kann den Job als Vermieter sehr unangenehm machen.

Daher empfehlen wir, dass Sie sich von einem Immobilienexperten bei der Erstellung beraten lassen.

FAQ

In der Regel übernehmen Hausverwaltungen oder Immobilienberater die Erstellung der Nebenkostenabrechnung. Sie müssen hier mit Kosten zwischen rund 50 und 120 Euro pro Wohneinheit rechnen.

Wenn Sie diese selbst erstellen kostet sie Sie nur Zeit. Lassen Sie sich die Abrechnung von einem Immobilienexperten fertigstellen, können Sie mit Kosten zwischen 50€-120€ rechen.

In der Regel übernehmen Hausverwaltungen oder Immobilienberater die Erstellung der Nebenkostenabrechnung.

Die von dem Mieter zu zahlende Nebenkostenvorauszahlung entspricht dem erwarteten umlagefähigen Teil des Hausgeldes für das anstehende Betriebsjahr